Ofte er det behov for å enes om en felles ordlyd eller formulering før publisering eller ratifikasjon. I distribuerte team, over nettet, kan det være behov for å dekke slike funksjoner som ligger utenfor funksjonaliteten av de selvdokumenterende verktøyene i MeetingSphere som Brainstorm , Diskusjon , Votering eller Aksjonsoppfølging.

Notebook er en enkel tekstbehandler som er ideell hvor flere forfattere arbeider med en tekst over nettet. For dette formålet gir forfatteren lese tilgang til de andre deltakerne som nå kan følge med i skriveprosessen i sanntid. Ingen skjerm eller applikasjonsdeling er nødvendig.

Notebook brukes også til å ta notater på aktiviteter som skjer utenfor de selvdokumenterende MeetingSphere verktøyene.

Ved starten av en slik aktivitet vil møtelederen enten selektivt starte utpekt forfatter, eller alle deltakere som skal ha rollen.

Overta rollen forfatter

Forfatteren overtar og åpner dokumentet ved å klikke på «rediger»-ikonet nederst i sitt høyre hjørne .Når dokumentet er tatt av en deltaker er

• dokumentet er låst til denne forfatteren
• navnet på den aktive forfatteren oppgitt på omslaget

Når forfatteren lukker dokumentet, åpnes muligheten for en annen forfatter til å åpne det for redigering.

Vis innhold til andre deltakere

Forfatteren kan dele det åpne dokumentet med andre deltakere. Dokumentet er «read only» til de øvrige leserne.  Bare forfatteren kan redigere i dokumentet. All redigering er umiddelbart synlig.